Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: vademecum Agid per l’implementazione 11 November 2022
L’Agid, Agenzia per l’Italia digitale, ha pubblicato il vademecum per l’implementazione delle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. L’obiettivo del vademecum è “offrire un primo documento di approfondimento, suscettibile di integrazioni e modifiche, con suggerimenti e indicazioni a supporto delle Amministrazioni nell’applicazione della normativa di contesto in vigore dal 1° gennaio 2022, stimolando al contempo un confronto sulle diverse esperienze dei vari Enti”.
Attenzione particolare è stata rivolta ai metadati, con un focus sul documento amministrativo informatico e sulle aggregazioni documentali informatiche, e alla Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati, con particolare riferimento alle regole di processamento, al sigillo, al “nuovo” segnatura.xml e alle procedure di interoperabilità.
Le indicazioni per la gestione della metadatazione
Per i documenti amministrativi informatici si renderà necessario effettuare la metadatazione di ogni file (documento primario ed eventuali allegati). I metadati afferenti i singoli file sono sostanzialmente statici, con l’eccezione della eventuale necessità di gestire il versionamento, previsto dall’allegato 5.
I metadati possono essere gestiti memorizzandoli all’interno di file .XML ovvero possono essere elaborati nel momento in cui viene fatta la richiesta di accesso a questa informazione.
La gestione delle diverse versioni potrebbe essere risolta anche attraverso una opportuna identificazione dei diversi file, aggiungendo, ad esempio, un suffisso o un prefisso, relativo alla versione come pure si potrebbe adottare una regola di denominazione dei file che associ ciascun documento al relativo file di metadati attraverso lo stesso nome di identificazione.
Per quanto attiene ai metadati delle aggregazioni documentali, sussiste una oggettiva dinamicità delle informazioni da gestire. Pertanto, è consigliabile una gestione dei metadati generandoli a richiesta, nel momento in cui l’operatore ne ha necessità.
